中間面談同席で感じたこと

中間面談とは、年度や半期などの評価期間の折り返し地点で実施される個別面談
のことです。

期初に立てた目標に対して、「現在どこまで進んでいるか」「何が課題か」を共有
し、必要であれば行動計画の見直しを行います。

単なる「進捗報告会」ではなく、最終評価でのミスマッチを防ぎ、目標達成の
確率を高めるための「伴走」の場と言えます。

当社では、人事評価制度の運用支援の一環として評価者研修の実施のみならず、
目標設定面談、中間面談、評価面談の各面談に同席した上で、上司の方に面談
の良かった点／改善点をフィードバックさせて頂いております。

最近、同席をして感じたことを徒然なるままにまとめます。

①信頼関係が大切
「上司として面談を実施するのが初めて」という場合でも、日常の仕事を
進める上で、部下と適宜コミュニケーションをとっており、信頼関係が出来て
いる上司の方の面談は安心してみることが出来ます。
そもそもの関係性が出来ていると、笑顔で話し合ったり、改善点を一緒に
考えるなど、建設的な場になることが多いですね。

②「傾聴」と「中間面談であること」を意識する
上司として、「まずは聞き役に徹する」という役割、及び、「中間面談の意義」
を明確に認識しないと、なし崩し的に通常の会話となっていき、日常の業務
報告やもっと行き過ぎると雑談に近いコミュニケーションとなりがちです。
特に上記の①がしっかりと出来ている上司ほど、気が緩み本来の面談の目的
が達成できなくなるので要注意です。

③指摘が苦手な上司は多い
評価するべき点（褒める点）、改善点を具体的な事実をもとにストレートに
しかも説得的に伝えられる上司の方は少ないです。
どこかで部下に嫌われることを恐れていたり、逆に、褒めることが恥ずかし
いと思っているような方も散見されます。
感情は一旦置いておいて、冷静に客観的な事実と評価項目・評価基準に照らし
「出来ている点は、出来ている」「出来ていない点は、出来ていない」と
しっかりと指摘することが評価者として大切ですね。

④具体的な改善策まで落とし込める上司は少ない
具体的に指摘が出来ていたとしても、残りの期間で目標達成するために、
いつまでに何をするのか？上司としてどんなサポートをするのか？という
具体的なアクションプラン迄落とし込める上司は少ないですね。
面談の経験を増やして慣れていく必要があると思います。

上記のように評価制度の面談は簡単ではなく、ある程度のノウハウと経験が
必用となってきます。

ですが、全く面談が出来ない上司でも、評価者研修で学んだことをしっかり
と実践しようと心掛け、面談同席のフィードバックで気が付いた弱点を克服
しようと努力し、実践を継続すれば、必ず上手に面談できるようになります。

そして、何はともあれ、評価制度という仕組みを通じて、目標の達成度合い、
会社が大切にしている行動規範・行動指針、技術の習得などについて、
上司と部下が１対１で話し合うことが上司＆部下双方の成長に繋がると
感じます。

逆に、「仮に評価制度がなかったら、上司は部下のマネジメントをどうやって
するのであろうか？１on１を定期的に実施しても、評価シートがなければ、
上司はいわば丸腰で話をすることになり、面談が難しくなるのでは？」
とも思います。

社員の成長を促進する上で、「評価制度」＋「上司と部下の面談」の組み合わせは、
極めて効果的な仕組みですので、まだ評価制度を導入していない企業様は
是非導入をご検討ください。

また、評価制度が機能していないと感じられる場合には、制度だけの問題
ではなく、上司の面談実施方法に問題があることが多々見受けられますので、
そのような場合には管理職の方々の面談がどのようになされているのかを
把握することをお勧めします。